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Assistant de direction bilingue F/H, Toulouse (31300)

Réf : OFFRE - 123 054
2019-05-24
Assistanat
Types de contrat :
Interim
Salaire :
Non renseigné
Secteur d'activité client :
Industrie Aéronautique
Expérience :
Débutant
Lieu de mission :
Toulouse (31300)
Niveau d'études :
Bac + 2
Spécialisations :
Assistanat
Annonce publiée par
Synergie Toulouse Tertiaire
2-4 chemin de la Tuilerie - Bât. B - 2nd étage
31130 BALMA
Téléphone :
05 61 29 69 70

Description Société

Notre métier, c'est l'emploi. Des milliers d'offres d'emploi, 17 pays, 750 agences, plus de 4100 collaborateurs. Le Groupe Synergie, 1er groupe français en gestion des Ressources Humaines, vous accompagne dans l’évolution de votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous marquons notre différence par notre sens de l’engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes aux clients, candidats et intérimaires qui nous font confiance.

A propos de notre client

Entreprise spécialisée dans l'industrie aéronautique.

Description du poste & profil recherché

Au sein d’une équipe multiculturelle diversifiée qui développe et gère des relations de fournisseurs dans le monde entier pour l’aéronautique.

Fournir un soutien administratif général aux équipes du service et à son chef (sur place à Toulouse et également auprès des équipes basées à l’étranger).

Gérer avec précision la communication au sein des équipes.

Aider les membres de l'équipe à devenir autonomes (par exemple, en utilisant les outils internes) et en gérant les aspects administratifs pour les nouveaux arrivants et les sortants.

Assurer la communication et la cohérence administrative avec l’ensemble de l’équipe.


1. Soutien aux services : gestion de l'agenda du responsable (ainsi que l'organisation de voyages d'affaires) de manière proactive et soutien aux membres de l'équipe (conseils sur les outils informatiques et les processus administratifs. Gestion des dossiers partagés des équipes).

2. Organisez et assistez aux réunions de l'équipe de gestion (réunions régulières, ateliers), prenez et distribuez les procès-verbaux, distribuez en temps voulu et suivez les actions.

3. Relais informatique pour la communauté ISR des achats.

4. Gestion de l’ensemble des activités d’accueil des nouveaux venus dans l’équipe (préparation du matériel informatique et des bureaux - présentation de la « feuille de route pour l’introduction du service » - briefing des assistants, envoi de la « lettre de bienvenue », suivi du programme d’induction d’un an).
5. Organisation et suivi de réunions internes / externes, d'événements, de conférences et d'ateliers (logistique, contenu, feuille de route).

6. Gestion de l’espace : assurer toutes les activités liées à la gestion de l’espace : conformément aux objectifs et aux contraintes du service, négociations avec le Facility Management, coordination de tous les prestataires de services impliqués dans la gestion des déménagements de grande taille (maintenance, déménagements, mobilier de bureau, etc.), réunion privée gestion des salles (opérabilité, approbation de la réservation, remaniement, etc.), accès à l'espace privé.

7. Garantir la visibilité du service au sein de la société : présentation du PSE et dépliant de bienvenue, communiqués de presse du service sur l'intranet de l’entreprise.

8. Compiler et publier le rapport bimensuel du service.

9. Gérer l'archivage des contrats du service avec le sous-traitant.

Détail des compétences requises

Communication - Comptabilité générale - Droit commercial - Ecriture rapide (Speed writing) - Méthode de classement et d'archivage - Modalités d'accueil - Normes rédactionnelles - Règles d’affranchissement du courrier - Technique de saisie avec dictaphone - Techniques de numérisation - Techniques de prise de notes - Terminologie juridique - Droit du travail - Gestion administrative
Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire - Archiver et indexer des dossiers et documents de référence - Concevoir un tableau de bord - Construire un dossier professionnel - Coordonner l'activité d'une équipe - Mettre à jour une documentation technique - Organiser des actions de communication - Organiser la logistique des recrutements et des formations - Réaliser un suivi administratif du personnel - Réaliser une gestion administrative - Réaliser une gestion comptable - Saisir des documents juridiques - Suivre et vérifier les conditions d'exécution d'un contrat - Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
Esprit d'équipe - Diplomate - Flexible - Consciencieux, fiable - Discret, réservé - Investi - Méthodique - Organisé - Pédagogue - Ponctuel - Rigoureux - Neutre

Allemand - Anglais - Espagnol - Italien - Portugais
Excel - Word - Powerpoint - ISAMI
Synergie handi-accueillant
Dans le cadre de sa politique diversité, Synergie étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.

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