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Assistant de manager F/H, Levallois-Perret (92300)

Réf : OFFRE - 87 639
Secteur d'activité :
Emploi Accueil assistanat et secrétariat
Accueil assistanat et secrétariat
Types de contrat :
CDI
Salaire :
35-40 K€
Secteur d'activité :
Emploi Accueil assistanat et secrétariat
Accueil assistanat et secrétariat
Expérience :
Confirmé
Lieu de mission :
Levallois-Perret (92300)
Diplômes :
Bac + 2
Début de mission :
Agence Synergie
Agence Synergie Saint Germain en Laye
32, rue du Vieil Abreuvoir
78100 ST GERMAIN EN LAYE
Téléphone :
01 39 73 71 11
Fax :
01 34 51 87 71

Description Société

Notre métier, c'est l'emploi. Des milliers d'offres d'emploi, 16 pays, 710 agences, plus de 3700 collaborateurs. Le Groupe Synergie, 1er groupe français en gestion des Ressources Humaines, vous accompagne dans l’évolution de votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous marquons notre différence par notre sens de l’engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes aux clients, candidats et intérimaires qui nous font confiance.

A propos de notre client

Pour notre client spécialisé dans le traitement de données et acteur majeur de la sécurité et de la protection des réseaux basé dans le 92 à Levallois perret

Description du poste & profil recherché

L’Assistant(e) de Direction assure pour la Présidente toutes les activités administratives et organisationnelles et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au bon fonctionnement de l’entreprise prend en charge le suivi complet de certains dossiers et la préparation d’évènements spécifiques.
Il/elle veille à maintenir un environnement de travail et de réunion confortable pour les collaborateurs et les visiteurs et supervise un(e) Assistant(e) junior dédié(e) aux Services Généraux en charge de cette mission.
Il/elle assure en outre le support administratif des Directeurs (dont le support juridique auprès du Directeur Administratif et Financier).
Dans un souci constant d’efficacité, il/elle collabore étroitement avec l’équipe DAF avec laquelle il/elle travaille en synergie, veille à la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise et assure un rôle d’interface avec les différentes équipes.
Sous la responsabilité directe de la Présidente, il/elle exerce les activités suivantes :
•Assistanat de Direction de la Présidente
-Gère les appels téléphoniques, les prises de rendez-vous, la tenue de l’agenda et la mise à jour des contacts,
-Organise les déplacements et prépare les notes de frais
-Traite le courrier (courrier entrant, mise en forme et envoi du courrier sortant), suit les dossiers et réalise le classement
-Satisfait à toute demande spécifique de la Présidente (commande spéciale, …) ;
-Organise les réunions (internes ou externes), prépare les ordres du jour, les documents nécessaires et les présentations ;
-Assiste la Présidente dans la préparation et la bonne tenue des réunions statutaires (comités de gouvernance, AG, …) et à ce titre veille à l’organisation logistique (calendrier, présence des participants, convocations, envoi des documents, …)
-Collecte et consolide les données chiffrées pour la Présidente (« reporting flux » : consommation des services à valeur ajoutée ; BSC …) ;
-Assure la bonne transmission des informations en interne et en externe et rédige si nécessaire les supports de communication associés (comptes rendus, notes, rapports, …)
•Support juridique auprès du DAF
-Assure l’envoi et le suivi des documents administratifs ou juridiques liés aux contrats et avenants (clients et prestataires) ainsi que ceux destinés aux actionnaires
-Assure le lien avec le cabinet d’avocat « pivot » et les Directeurs sur tous les projets de contrats ou autres sujets en cours
-Met à jour les documents juridiques partagés avec le cabinet d’avocat et tient à jour les fichiers juridiques (cartographie juridique par exemple)
-Veille au bon suivi des actions décidées ainsi qu’à la bonne organisation des réunions prévues dans le cadre de tous les sujets juridiques en cours (réponses ou avis attendus, organisation des réunions ou rendez-vous, démarches juridiques menées par le cabinet d’avocat, …)
•Support administratif pour les Directeurs
-Réalise diverses activités de secrétariat pour les Directeurs (prise de rendez-vous, organisation de réunions, rédaction de notes, mise en forme de courriers, …) et organise leurs déplacements dans le respect de la politique voyage définie
•Fonctionnement et organisation générale de l’entreprise
-Supervise l’Assistant(e) en charge de la gestion des services généraux et veille tout particulièrement à une organisation souple des activités et un accueil permanent sur la journée
Dans cet esprit, il/elle assure, en collaboration avec cet(te) Assistant(e) :
-l’accueil physique des visiteurs et leur orientation dans les locaux
-la gestion des appels téléphoniques et -la bonne transmission des messages
-la bonne préparation des espaces et la disponibilité des fournitures nécessaires
-Prend en charge la gestion des services généraux en l’absence de la personne dédiée


Détail des compétences requises

ANGLAIS Courant
Excel - Word - Powerpoint

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