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Office manager F/H, Jallais (49510)

Réf : OFFRE - 89 951
Secteur d'activité :
Emploi Accueil assistanat et secrétariat
Accueil assistanat et secrétariat
Types de contrat :
CDI
Salaire :
25-30 K€
Secteur d'activité :
Emploi Accueil assistanat et secrétariat
Accueil assistanat et secrétariat
Expérience :
Confirmé
Lieu de mission :
Jallais (49510)
Diplômes :
Bac + 2
Début de mission :
Agence Synergie
Agence Synergie Chemillé
132, rue Nationale
49120 CHEMILLE
Téléphone :
02 41 46 89 70
Fax :
02 41 46 89 71

Description Société

Notre métier, c'est l'emploi. Des milliers d'offres d'emploi, 16 pays, 710 agences, plus de 3700 collaborateurs. Le Groupe Synergie, 1er groupe français en gestion des Ressources Humaines, vous accompagne dans l’évolution de votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous marquons notre différence par notre sens de l’engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes aux clients, candidats et intérimaires qui nous font confiance.

A propos de notre client

Entreprise familiale spécialisée dans l'ameublement et l'agencement haut de gamme.

Description du poste & profil recherché

L’Office Manager est un(e) collaborateur(rice) qui gère au quotidien l’ensemble des problématiques opérationnelles de l’entreprise qui peuvent relevés des domaines administratifs, comptables, commerciaux, techniques, logistiques, RH et comptables.

Assurer à la gestion opérationnelle des ressources humaines
• Assurer l’intégration logistique des nouveaux salariés (préparation du package, visites médicales, …)
• Collecter, saisir et transmettre les variables pour la paye
• Collecter les demandes d’absence et mettre à jour le planning
• Préparer les tableaux pour la paye
• Assurer le reporting mensuel de 01er niveau

Assurer l’organisation des déplacements du personnel
• Collecter les demandes de déplacements (Train, Avion, Véhicule, Hôtel,…)
• Rechercher et réserver les déplacements
• Assurer le reporting mensuel de 01er niveau

Assurer la gestion de l’Intérim
• Réceptionner les demandes internes
• Lancer des recherches auprès des différentes agences
• Valider la commande
• Assurer l’intégration logistique de l’intérimaire
• Collecter, saisir et transmettre les feuilles d’heures aux agences d’Intérim
• Contrôler et enregistrer les factures
• Assurer le reporting mensuel de 01er niveau (nombre d’heures par mois,…)

Assurer la gestion des services généraux
• Assurer la communication interne (affichage, note d’information,…) et externe de l’entreprise
• Assurer l’ensemble des tâches administratives courantes (affranchissement, commandes de fournitures,…) et le pilotage des prestataires externes (gestion de la blanchisserie, nettoyage des locaux,...)
• Assurer la bonne tenue de la réglementation (Affichage obligatoire,…)
• Contribuer à l’organisation des évènements de l’entreprise (réceptions clients, fêtes du personnel,…)

Assurer l’enregistrement des frais généraux
• Contrôler la réception des factures
• Enregistrer les factures dans la comptabilité
• Préparer le paiement des factures validées selon les échéances
• Assurer le reporting mensuel de 01er niveau

Contribuer au pilotage de l’administration des ventes
• Créer ou mettre à jour la fiche client sur l’ERP
• Contrôler la conformité de l’ensemble des pièces du marché (commandes, affaires, …)
• Assurer la facturation
• Assurer le suivi du recouvrement de 01er niveau
• Collecter les pièces contractuelles de fin de marché

Détail des compétences requises

Connaissances techniques

• Comprendre les grands mécanismes comptables
• Avoir des notions en gestion des ressources humaines
• Maitriser les bases de l’anglais pour accueillir et orienter différents interlocuteurs
• Maitriser l’utilisation d’Excel et de Word

Aptitudes comportementales / savoir-faire relationnels
Ensemble d’attitudes et de comportements attendus dans une situation donnée. Quelles sont les façons souhaitables d’agir ?

• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de bon sens
• Faire preuve de rigueur, de méthode et de sens de l’organisation
• Faire preuve de bienveillance et de diplomatie
• Faire preuve de discrétion

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