Agent administratif F/H

Nous recherchons pour notre client, un agent administratif H/F pour une longue mission d'interim.

Vos principales missions :

-La veille préparer le listing des expertises du lendemain
- Accueillir les experts et les assurés (proposer un café/thé ou rafraichissement...)
- Constituer et mettre à jour les informations des assurés
- Informer les assurés sur la procédure et le déroulement des réparations à venir
- Mettre à jour le statut dans le logiciel interne si le sociétaire n’est pas venu, si VEI, si dépréciation esthétique
- Planifier les rendez-vous de réparation après chaque expertise
- Appeler les clients 15 jours avant la date de rendez-vous pour confirmer le rendez-vous
- Préparer les dossiers de réparations la semaine précédant le rendez-vous (vérifier la réception des rapports d’expertise, le statut des commandes de pièces, les informations sur le montant de la franchise…)
- Accueillir les assurés et réaliser un état des lieux de leurs véhicules (sur le schéma et prise de photo intérieur et extérieur du véhicule ne pas oublier les consoles intérieures ainsi que le compteur)
- Réaliser un état des lieux des véhicules de prêt (photos et schéma)
- Renseigner et faire signer les documents rattachés à la réparation (ordre de réparation, fiche de réception, contrat de prêt…)
- S’assurer du transfert d’assurance
- Lors de la restitution réaliser de nouveau les différents états des lieux des véhicules (prêt et client)
- Encaisser les franchises et les enregistrer dans le logiciel interne (prise de photo)
- Suivre l’avancement des dossiers et mettre à jour les informations et documents via les logiciels interne et externe
- Participer au suivi des réparations
- Faire les demandes ou s’assurer que les demandes de modification de rapport sont faites
- Tenir informé les assurés du déroulement des réparations (avancement, délais, …)
- Contacter les assurés et les relancer
- Contacter les cabinets d’expertises et les relancer

MISSIONS ANNEXES

- Participer au rangement et au maintien de la propreté des bureaux, ateliers et sanitaires
- Participer au nettoyage et des contrôles qualité des véhicules réparés en cas de besoin

Lieu : Conflans-Sainte-Honorine (78)