Agent administratif polyvalent F/H

Vos missions principales :

1. Accueil & relation candidats / élèves :
- Assurer l’accueil téléphonique et mail avec professionnalisme et bienveillance
- Qualifier les appels (candidats, élèves, familles, partenaires)
- Gérer les situations sensibles ou exigeantes avec calme, diplomatie et fermeté
- Contribuer activement à l’image haut de gamme et sérieuse de l’organisme

2. Support admissions & commercial :
- Prendre le relais sur les premiers contacts candidats
- Créer, suivre et mettre à jour les dossiers prospects
- Envoyer les dossiers d’inscription, contrats et documents d’information
- Accompagner les candidats et familles dans leurs démarches (financements, prêts, aides…)
- Participer activement au processus d’admission (convocations, confirmations, suivi)

3. Gestion administrative des élèves :
- Constituer, sécuriser et mettre à jour les dossiers élèves (papier & numérique)
- Suivre les pièces obligatoires : certificats médicaux, assurances, documents contractuels
- Gérer les situations spécifiques (mineurs, autorisations, suivi administratif particulier)
- Éditer attestations, certificats de scolarité et documents officiels

4. Organisation des sessions de formation :
- Gérer les inscriptions et réservations aux sessions
- Établir feuilles d’émargement, trombinoscopes et documents de session
- Assurer le lien administratif avec le coordinateur de formation
- Mettre à jour les historiques de participation

5. Suivi pédagogique & qualité – mission centrale :
- Centraliser les évaluations post-formation
- Calculer les moyennes, saisir notes et appréciations
- Produire tableaux de suivi et statistiques pédagogiques
- Préparer les éléments de synthèse pour les débriefings internes

6. Contribution à la démarche Qualité (Qualiopi / RNCP / CFA) :
- Participer activement à la structuration et au suivi des process qualité
- Mettre à jour les documents qualité
- Être un appui administratif clé lors des audits et contrôles
- Appliquer rigoureusement les procédures internes