Assistant de gestion administrative F/H

Missions principales
Gestion administrative et financière
- Suivre les dossiers d'affaires de la prise de commande jusqu'à leur clôture.
- Établir les situations de travaux, les factures et les projets de décompte final (PDF).
- Assurer le suivi des encaissements et effectuer les relances de premier niveau.
- Gérer les demandes de cautions bancaires et garanties.
- Suivi des contrats et interventions
- Planifier les prestations de maintenance.
Informer les clients des interventions programmées.
- Envoyer les rapports d'intervention, comptes rendus et documents techniques.
- Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance et marchés de travaux.
Gestion des achats et fournisseurs
- Créer les demandes d'achats et les bons de commande dans l'ERP.
- Assurer le suivi des réceptions et des factures.
- Participer aux consultations fournisseurs et sous-traitants.
- Gérer l'ouverture et le suivi des comptes fournisseurs.
- Suivre les dossiers administratifs des sous-traitants et les documents réglementaires.
Gestion des chantiers
- Collecter et suivre les informations administratives des chantiers.
- Assurer le classement et l'archivage des documents (PV de réception, contrôles, rapports, etc.).
- Préparer la documentation sécurité relative aux interventions.
- Suivre les quitus et documents nécessaires à la clôture des dossiers.
Administration du personnel
- Saisir et contrôler les pointages du personnel permanent et intérimaire.
- Suivre les astreintes.
- Déclarer les accidents du travail auprès du service RH.
- Préparer les habilitations et autorisations nécessaires aux équipes terrain.