Assistant de gestion administrative F/H

A ce poste, vos missions seront les suivantes :
1. Passation de la commande client au fournisseur
- Ouverture des comptes
- Passage de la commande au fournisseur

2. Suivi des commandes clients et facturation
- Réponse aux demandes d'informations clients (caractéristiques produits, nouveaux produits, tarifs et promotions, disponibilité des produits, etc.).
- Ouverture des comptes
- Saisie des commandes clients.
- Mise en facturation.
- Préparation de l'ordre de livraison avec le client.

3. Suivi des règlements clients
- Pointage des règlements clients avec les échéances.
- Relance des échéances clients.

4.Préparation et suivi logistique
- Réaliser la coordination et le suivi logistique des achats et de l'approvisionnement.
- Transmettre les documents de la demande (facture fournisseur, « packing list », certificats d'analyse) au service logistique pour l'organisation de la livraison chez le client, ou au client/transitaire (négoce international).
- Monter les dossiers d'avis de souffrance et de retour produits.
- Assurer le traitement des litiges

5. Sécurité et qualité
- Gestion des bulletins d'analyses techniques
- Traitement des non-conformités.

6. Suivi des stocks
- Renseigner les équipes de ventes sur l'état des stocks, des commandes.

7.Activités spécifiques
- Gestion de certains documents de douanes
- L’établissement de la déclaration mensuelle d’échanges de biens.

8.Mission d’assistance du chef d’entreprise
- Gérer les contrats de tiers (fourniture d’énergie, télécommunication, maintenance, contrôles, assurances, services financiers, services généraux…) en assurer le contrôle, proposer si besoin des changements ou des améliorations dans la gestion de la société, assurer l’organisation et le suivi des congés, contrôler les frais des commerciaux.

9.Mission comptable
- Enregistrer les opérations comptables, établir les fiches de paie des salariés en relation avec le cabinet comptable, réaliser les déclarations fiscales et sociales, assurer la comptabilité analytique (le cas échéant), gérer la trésorerie et préparer la clôture des comptes annuels en vue de la révision du cabinet comptable. Régler les fournisseurs et suivre les règlements clients. Rapprocher les comptes bancaires.