Assistant de gestion administrative F/H

Finalité de l'emploi :
L'assistant.e d'agence intervient en soutien du ou de la responsable d'agence sur la partie administrative et organisationnelle.
Il ou elle assure une fonction d'interface entre l'ensemble des acteur.rice.s de l'agence.
Il ou elle peut se substituer, le cas échéant, à l'assistant.e d'accueil et à l'assistant.e de planification.

Voici les tâches qui seront réalisées :

Assurer la gestion administrative des agences
- Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires
- Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence
- Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH
- Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents (GED).)
- Contrôler les délais de traitement des sollicitations
- Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires
- Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique)
- Planifier les travaux sur I-planning
- Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives
- Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant
- Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés
- Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT et les demandes de déplafonnement
- Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia
- Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux
- Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents

Informer en interne et en externe
- Diffuser et mettre à disposition les données traitées
- Rédiger et saisir des courriers et autres documents (affiches d'informations aux locataires.)
- Accueillir et renseigner les interlocuteur.rice.s (internes et externes) physiquement ou téléphoniquement
- Assurer l'accueil téléphonique en cas de débordement d'appels (mise à jour des coordonnées, saisie de sollicitations.)
- Expliquer la procédure de demandes logements aux personnes concernées

Activités secondaire / Missions complémentaires :
Remplacement des assistant.e.s d'accueil et planification en cas d'absence