Assistant de gestion locative en immobilier F/H

Voici les tâches qui seront réalisées :

1. Assurer la gestion administrative des agences

- Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires

- Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence

- Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH

- Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents )

- Contrôler les délais de traitement des sollicitations

- Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires

- Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique)

- Planifier les travaux sur I-planning

- Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives

- Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant

- Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés

- Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT

et les demandes de déplafonnement

- Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia

- Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux

- Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents

- Recenser les véhicules ventouses et assurer le retour à la Direction Générale

- Suivre les véhicules de services (contrôle technique, inventaire avec magasin, déclaration si accident, révision.)

- Gérer les plannings congés et les RTT et suivre les absences (arrêts de travail, arrêt maladie.) des personnels de l'agence

- Organiser la distribution des quittances, des journaux des locataires ou autres documents ainsi que les différents

affichages dans les immeubles et les paniers anniversaire des locataires

- Organiser l'enlèvement des encombrants dans les rues et gérer leur comptabilisation

- Commander les fournitures administratives

- Établir les attestations de loyer et attestations de domicile